Эффективный секретарь (помощник руководителя)

• получите четкое представление об обязанностях, а также необходимых личностных и деловых качествах секретаря (помощника руководителя)
• научитесь выстраивать имидж секретаря как «лица» компании
• освоите навыки делового общения (в том числе телефонного)
• изучите тонкости взаимодействия с руководителем, коллегами, партнерами
• узнаете секреты противодействия стрессу и психологическому давлению
• научитесь работать с документацией
• приобретете навыки написания деловых писем и ведения деловой переписки
• освоите приемы эффективного управление временем
• станете обладателем сертификата Moscow Business School

День 1

Роль и основные принципы работы помощника руководителя

• Обязанности и функции ассистента руководителя
• Деловые и личностные качества, необходимые для успешной работ
• Составляющие делового имиджа
• Деловой дресс-код
• Основные правила бизнес-этикета

Телефонное общение

• Общие правила общения по телефону
• Работа с голосом
• Прием входящих звонков, представление, получение и предоставление информации. Переадресация звонка внутреннему абоненту, постановка на ожидание
• Правильный прием сообщения для другого сотрудника
• Правильная передача сообщения
• Грамотное завершение телефонного разговора

Деловое общение

• Взаимодействие с коллегами, клиентами, посетителями, руководством
• Правила ведения деловой беседы
• Технологии грамотной передачи информации
• Умение слушать и задавать вопросы. Получение обратной связи
• Подготовка и проведение совещаний и деловых встреч
• Правила поведения при приеме посетителей
• Соблюдение этических норм и конфиденциальность в работе секретаря
• Поведение в конфликтных ситуациях. Управление стрессом

День 2

Работа с документацией

• Правовая база документационного обеспечения организации
• Различие понятий «документ», «документирование», «дело», «документооборот», «делопроизводство»
• Основные виды документов
• Фирменные бланки, их виды, предназначение, учет и хранение
• Приказы, подготовка и регистрация производственных приказов
• Обработка входящей и исходящей корреспонденции, контроль исполнения документов
• Номенклатура дел, подготовка дел к передаче в архив

Деловое письмо и деловая переписка

• Специфика передачи информации в письменной коммуникации
• Отличие официальной и неофициальной деловой переписки
• Нормативная база по ведению официальной деловой переписки
• Фирменный бланк официального делового письма. Правильность оформления реквизитов документа при подготовке деловых писем
• Композиция, структура текста, язык и стиль деловых писем
• Стилистические конструкции, особенности словоупотребления в деловой переписке

Управление временем

• Расстановка приоритетов
• Как бороться с «пожирателями времени»
• Организация рабочего места